موارد و پیامدهای بایگانی اسناد
بایگانی اسناد می تواند یا آرشیو الکترونیکی یک کار بزرگ باشد اما اغلب اوقات بسیار مورد نیاز است.
آیا شما از جعل پرونده های کاغذی خسته شده اید یا می خواهید از شر آن پوشه های آزار دهنده کاغذهایی که فضای طبقه را به هم ریخته اند خلاص شوید؟
بایگانی اسناد بهترین راه برای…
با اسکن داک همراه باشید .بهترین شرکت اسکن مدارک و اسناد سازمانی به منظور ایجاد آرشیو الکترونیکی در غرب تهران در مقاله « 2 روش برتر بایگانی اسناد» ،شیوه های بایگانی اسناد را به شما می آموزد
اکثر مشاغل مجبورند در بعضی از مواقع، از بایگانی اسناد طبقه بندی نشده را انجام دهند ، اما آیا گزینه های خود را هنگام انجام کار می دانید؟
جایگزینی برای اسناد یکه ممکن است در آینده استفاده شوند ، بایگانی آنها به صرفه جویی در فضا و به معنای یافتن مجدد آنها (در صورت لزوم) کمک می کند. بعضی از اسناد مرتباً استفاده شده ممکن است بایگانی شوند و یا در دراز مدت یا فقط در کوتاه مدت قابل استفاده باشد. دلایل زیادی برای خلاص شدن از خود از مقاله اضافی وجود دارد
در ادامه با سه روش برتر بایگانی نمودن در سازمان آشنا می شوید .
ذخیره سازی اسناد سنتی
این یک اقدام ساده برای ذخیره کردن اسناد شما معمولاً در یک محل ذخیره است. برای مشاغلی که می خواهند اطمینان حاصل کنند که به اسناد مهم به صورت کاغذی دسترسی دارند ، این معمولاً یک انتخاب برتر است.
در کلیه فضاهای اداری کمود و قفسه های تشکیل پرونده وجود ندارد (به علاوه بیشتر اوقات ظاهر خوبی ندارند) و بنابراین ، پرداخت هزینه ای برای این سرویس می تواند مشکل را برطرف کند. (شما می توانید با بهره منذی از خدمات الکترونیکی نمودن بایگانی های سازمانی خود توسط ما این مساله را در سازمان خود حل کنید.
امکانات ذخیره سازی و بایگانی نمودن اسناد به صورت شیوه های سنتی به دلیل اشغال فضای زیاد و،بی نظمی در قفسه ها و دشواری در پیدا نمودن اسناد و مدارک مورد نیاز .. بسیار گران قیمت وقت گیر و پر هزینه است پیشنهادات دیگری نیز در این زمینه وجود دارد ،ممکن است بپرسید چه گزینه های دیگری در دسترس است .
اسکن اسناد برای مدیریت دیجیتال
اسکن دیجیتالی اسناد همیشه محبوبیت خود را افزایش می دهد ، نکته جالب در مورد اسکن اسناد این است که شرکت ها تمام وقت این کار دشوار را برای شما انجام می دهند. اسناد تقریباً فوراً در پرونده های دیجیتال اسکن می شوند .
از Word به pdf اسناد ، پس از اسکن ، آنها را از طریق بارگیری وب ایمن یا دریافت آن به یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتال ، روی دیسک دریافت خواهید کرد. در هر کجا که به آنها احتیاج دارید ، به همه اسناد خود دسترسی آسان خواهید داشت اسکن دیجیتال به معنای واقعی کلمه می تواند یک تغییر بزرگ در بایگانی شما باشد.
بدون نیاز به اشغال فضای فیزیکی ، اسناد دیجیتال می توانند به بهبود جریان کار نیز کمک کنند. بایگانی دیجیتالی که به راحتی در دسترس و قابلیت اشتراک و چاپ توسط کارمندان است .
به دلایل بالا ، بسیاری از افراد اسکن اسناد را به عنوان بهترین ابزار بایگانی انتخابی خود انتخاب می کنند. اما برخی از مردم هنوز هم در مورد امنیت مشکوک هستند. به خاطر داشته باشید که با استفاده از نرم افزار ایمن و انجام کارتوسط ما در محیطی امنیتی که با حساسیت و و وسواس کامل فرایندکار انجام می شود می توانید تمام اسناد خود را در پوشه های قفل شده ایمن نگه دارید تا آنها گم نشوند.
اگرشما به عنوان مدیر یک سازمان می خواهید هزینه های خود را کاهش دهید ، اسکن اسناد دیجیتال بهترین راه است . بسته به تعداد اسنادی که در اختیار دارید ، می توانید فقط به ازای هر برگه یک مبلغی پرداخت کنید که این کار برای شما و کارمندان راحتی و انعطاف و سرعت عمل را به همراه دارد .
اسکن دیجیتال را جستجو کنید
اسکن دیجیتال یک روش جدید است .
شرکت های اسکن اسناد شما را با نرخ پایین ذخیره می کنند (صرفه جویی قابل توجهی در مقابل امکانات ذخیره سازی سنتی) و اگر می خواهید آنها را دیجیتالی کنید ، درخواست خود از اینجا به سادگی مطرح کنید.
با دیجیتال نمودن بایگانی و اسناد و مدارک خود می توانید به راحتی به اسناد خود دسترسی داشته باشید از طرفی شما می توانید نسخه های کاغذی را هم نگه دارید و یا آنها را از طریق سیستم و تجهیزات مدرن ما نابود کنید. اختیارانجام این کار باعث می شود این گزینه برای بسیاری از افراد و مشاغل گزینه بهتر از ذخیره سازی استاندارد باشد. مطمئن باشید همیشه در صورت لزوم می توانید اسکن را در صورت پاک شدن از حافظه ، در یک زمان سریع برگردانید
کدام یک برای نیازهای شما بهترین است؟
همانطور که مشاهده می کنید ، هر گزینه بایگانی اسناد ، جوانب مثبت و منفی را به همراه می آورد. بسته به نیازهای خود شما قادر خواهید بود بهترین تصمیم را بگیرید که برای شما مفید باشد.
تیم ما در اسکن داک بلاگ اماده است مشاوره ای در مورد بهترین گزینه ها برای شما و خدمات با کیفیت در طیف وسیعی از راه حل های بایگانی اسناد ارائه دهد. از ابتدا تا پایان ، ما اطمینان حاصل می کنیم که شما به بهترین شکل آماده شده اید و اسناد شما دقیقاً مطابق با الزامات شما بایگانی می شوند.
چرا همین الان با تیم ما تماس نمی گیرید ؟ ما متخصصانی هستیم که با تجربه و امکانات بسیار بهترین راه کار را به شما پیشنهاد خواهیم داد هم اکنون نیز بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ از جمله بانک ها اسناد و مدارک سازمانی خود را به ما سپرده اند .
با ما در تماس باشید ،
لطفا برای تسریع در روند کار و برنامه ریزی کلمه اسکن را به شماره 09190742124 پیامک فرمایید .
بیشتر بدانیم: در باره کم شنوایی اطفال چه می دانید؟
